***重要旅游更新***

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旅行过程

1.准备行程

  • 与您的代表密切合作,并赞助项目管理,如果行程将从赠款资助,以确保前置审批进入估计是尽可能准确。
  • 确保您的代理知道你想如何支付你的旅行购买:
  • 如果您想在大学直接支付的会议登记,以会议登记,或任何其他与旅游相关的预付相关的酒店,确保您的代理有任何适用的文书工作或付款指示
  • 如果您想在大学的的Egencia通过直接付费的机票,酒店,或铁路,大学旅游预订工具,你将有机会获得在此行的批准大学旅游卡,为行程

2.获得批准旅行

旅客必须经过批准,逐项前置审批之前预订旅行或实际行驶:

  • 前置审批是由旅行者的代表进入了 铬河。前置审批包括:
  • 日期和旅行的地点
  • 所有估计,逐项支出的行程,其中包括在对预订的任何机票,酒店,或铁路项目 的Egencia(如果适用).. 
  • 你会支持这个前置审批,其次是其他审批人,你会收到一封电子邮件时,前置审批是完全认可。

3.预订旅行

一旦前置审批是完全认可的,你现在可以预订旅行。如果请求并批准了前置审批,您现在就可以通过多达大学旅游卡的限制的的Egencia预订机票,酒店,或铁路上的前置审批指示。

4.报销剩余的差旅费

费用可报销之前或您的行程后,取决于购买日期提交。请确保您和您的代表都在遵守 费用报销责任计划 两个提交收据和开支报告创建。

  • 确保你想报销均符合大学的差旅政策的费用。
  • 提交收据到您的委托。虽然旅游部门将不需要原始收据,一定要遵循您对收到的提交(物理拷贝是否必须退回到你的部门或者是否扫描/拍摄收据是可以接受的)部门程序。
  • 那么你的委托将创造铬河的支出报表。
  • 你会支持这个费用报告,然后由其他审批人,你会收到一封电子邮件时,费用报表的完全批准。一旦你的开支报告已全部获得批准,你将支付在几天之内批准了您的费用报表的金额。

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任何与旅行相关的查询,应直接向 travel@bsu.edu 或致电765-285-1327。 

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